Guide d'utilisation

A. Ajouter les Matières et Professeurs

Créez d'abord les matières (Mathématiques, Français, etc.) dans le menu Matières, puis enregistrez votre corps professoral dans le menu Professeurs.

B. Créer les Classes

Allez dans le menu Classes. Cliquez sur "Ajouter". Renseignez le nom (ex: 6ème, 3ème) et vous pourrez directement lui assigner un professeur principal (parmi ceux créés à l'étape A).

C. Configurer le Programme (Très important)

Dans Configuration Matières, liez une matière à une classe, définissez son coefficient et le professeur qui l'enseigne. Cette étape est obligatoire pour générer les bulletins !

D. Vitrine & Publicité (Nouveau)

Vous pouvez désormais configurer la page de présentation publique de votre établissement directement depuis le portail.

• Dans le menu Vitrine & Publicité, mettez à jour votre adresse, téléphone et email.
• Ajoutez ou modifiez le logo de l'école et téléchargez votre Fiche de Renseignement (format PDF ou image).
• Rédigez un mot de présentation ou des informations supplémentaires pour les futurs parents d'élèves.
• Galerie Photos : Vous pouvez sélectionner plusieurs images en même temps pour les ajouter à la galerie de votre école.

A. Inscription Manuelle

1. Allez dans Élèves et créez son profil (Matricule, Nom, Prénoms, Sexe, Photo).
2. Allez dans Inscriptions, sélectionnez l'élève, choisissez sa classe et définissez le montant de sa scolarité.

B. Importation des Affectés (Ministère)

Utilisez le module "Import Affectations" pour intégrer directement le fichier Excel de l'État. Le système créera automatiquement les profils élèves et les inscrira dans les bonnes classes avec le statut "Affecté".

Comment gérer une inaptitude ?

Si un élève est déclaré inapte (par exemple en EPS) avec un certificat médical, vous devez utiliser le module Dispenses.

• Sélectionnez l'élève et la matière concernée (ex: EPS).
• Renseignez le motif (ex: Certificat médical du 12/10/2026).

Impact automatique : La matière apparaîtra sur le bulletin de l'élève avec la mention "DISPENSÉ". Le système annulera automatiquement le coefficient de cette matière lors du calcul de sa moyenne générale et de son rang, et l'exportera correctement pour le Ministère.

Enregistrer une absence

Dans le menu Absences, vous pouvez suivre avec précision l'assiduité de chaque élève.

• Sélectionnez l'élève concerné et le trimestre en cours.
• Renseignez la date et l'heure exacte du début de l'absence.
• Précisez le nombre d'heures manquées.
• Cochez la case Justifiée si les parents ont fourni un motif valable. Ces statistiques apparaîtront directement sur le bulletin trimestriel de l'élève.

A. Paramétrage des Tarifs

Pour éviter la saisie manuelle, le système automatise la facturation. Dans le module Paramétrage Tarifs :

• Maintenez la touche Ctrl (ou Cmd) enfoncée pour sélectionner plusieurs classes d'un même niveau (ex: 3EME 1, 3EME 2...).
• Choisissez le statut (Affecté de l'État ou Privé).
• Renseignez les frais d'inscription et de scolarité, puis validez.

B. Enregistrer un paiement

Dans le menu Paiements, sélectionnez l'élève et indiquez le montant versé. Le système mettra à jour son reste à payer automatiquement.

Une fois enregistré, vous pouvez télécharger et imprimer le Reçu A5 avec QR Code depuis la liste des paiements.

C. Clôture et gestion des années scolaires

Le système MGG Gestecole est conçu pour archiver automatiquement vos données année après année.

• Saisie des paiements : Lors de l'enregistrement d'un paiement sur le portail, l'année scolaire en cours est automatiquement affectée.
• Bilans Financiers : Les rapports PDF générés depuis le portail ne calculent que les montants de l'année scolaire active.
• Archives : Dans l'interface d'administration (rubrique Inscriptions, Notes ou Paiements), utilisez le menu de filtrage situé à droite de l'écran pour sélectionner une année précédente et consulter vos archives.

A. Saisie des Notes (Norme MENA)

Le système respecte strictement les règles du Ministère ivoirien :

• Interrogation : À saisir obligatoirement sur 10. Le système ajustera automatiquement la note sur 20 et divisera le coefficient de la matière par 2 en arrière-plan.
• Devoir sur table / Examen : À saisir sur 20, avec le coefficient plein.

B. Historique & Gestion des Réclamations

Lorsqu'un professeur accède à la page de saisie, un Historique des évaluations est visible.

• Pour une nouvelle note, cliquez sur ➕ Nouvelle Évaluation.
• S'il y a une erreur ou une réclamation, cliquez sur l'ancien devoir dans l'historique (ex: Devoir 1). Les notes réapparaîtront. Le professeur peut corriger la case souhaitée et cliquer sur Mettre à jour les notes.

C. Sécurité et Droits d'accès

D. Générer les bulletins

Les notes sont saisies dans le menu Notes sur 20. Une fois toutes les notes saisies pour un trimestre :

• Allez dans le menu Classes.
• Utilisez le module "Bulletins Globaux", choisissez l'année et le trimestre, puis cliquez sur le bouton correspondant (T1, T2 ou T3).
• Le système calculera les moyennes, les rangs, et génèrera un PDF unique contenant les bulletins de toute la classe avec QR Code anti-fraude.

A. Gérer l'accès au portail pour les Professeurs

L'ajout d'un professeur et la création de son compte d'accès sont désormais automatisés en une seule étape depuis le portail.

1. Allez dans le module Professeurs depuis le tableau de bord principal.
2. Remplissez les informations classiques (Nom, Prénoms, Matière principale, Téléphone).
3. Tout en bas du formulaire, définissez un Nom utilisateur et un Mot de passe pour cet enseignant.
4. Cliquez sur "Enregistrer le professeur". Le système créera silencieusement son compte d'accès et le liera à sa fiche personnelle.
5. Le professeur pourra immédiatement se connecter au portail avec ces identifiants et ne verra que ses propres listes de saisie de notes !

B. Configurer le profil financier du professeur

Lors de la création du professeur, vous devez définir son taux horaire (en FCFA). Ce montant servira de base au calcul de son salaire mensuel.

C. Saisir un pointage (Vacations)

À chaque fin de cours, rendez-vous dans le menu Pointage Professeur pour enregistrer la séance :

• Indiquez la date du cours, la classe concernée et la matière enseignée.
• Saisissez le nombre d'heures effectuées (ex: 2.0).
• Vous pouvez préciser le chapitre abordé ou le motif du cours.
• (Optionnel) Renseignez les effectifs du jour : effectif de la classe, élèves présents, dont le nombre de garçons et de filles.

Comment un parent se connecte-t-il ?

Il doit se rendre sur l'Espace Parent de la plateforme et fournir deux informations :

• Le matricule de l'enfant.
• Le nom de famille de l'enfant (qui sert de code secret par défaut).

Ils pourront y consulter les absences, l'emploi du temps, les reçus de paiement et télécharger les bulletins.

A. Extraction des Moyennes (DSPS)

Pour répondre aux exigences de la Direction des Stratégies, de la Planification et des Statistiques (DSPS), utilisez le module "Export Ministère". Il génère automatiquement la matrice Excel officielle contenant les notes et moyennes trimestrielles formatées selon les normes requises.

B. L'Espace Ministère (Inspection Nationale)

MGG Gestecole intègre un portail exclusif dédié aux inspecteurs de l'Éducation Nationale.

• Ce portail est accessible depuis la page d'accueil globale via le bouton "Espace Ministère".
• Il permet aux officiels (préalablement ajoutés au groupe "Ministère" par l'administrateur) de consulter un tableau de bord global de toutes les écoles partenaires.
• L'inspecteur peut y consulter les effectifs globaux, le nombre de classes, et l'annuaire du corps enseignant d'un établissement en lecture seule.

C. Naviguer entre les établissements (Interface Admin)

Les comptes avec le rôle "Supervision Nationale" disposent également d'un accès global en lecture seule sur l'administration :

• Allez dans le module souhaité (par exemple : Élèves).
• Sur la partie droite de votre écran, utilisez le panneau "Filtrer par établissement".
• Cliquez sur le nom de l'école : la liste centrale s'actualisera instantanément pour n'afficher que les données de cet établissement.

❓ Un parent me dit qu'il n'arrive pas à se connecter à son espace, que faire ?

Vérifiez d'abord que le matricule saisi par le parent est exactement celui enregistré dans le système. Rappelez-lui ensuite que le code secret par défaut est le Nom de famille de l'enfant (sans le ou les prénoms).

❓ Pourquoi le logo de l'école ou la photo de l'élève n'apparaît pas sur les bulletins ?

Assurez-vous d'avoir bien téléversé le logo dans le profil de l'établissement (menu Établissements) ou la photo dans le profil de l'élève. Si l'image y figure mais ne s'imprime pas, essayez de la supprimer puis de la rajouter pour forcer le système à l'enregistrer correctement sur le serveur.

❓ Comment le rang d'un élève est-il calculé ?

Le rang est calculé automatiquement et en temps réel. Le système regroupe toutes les notes d'une matière, calcule la moyenne de l'élève, puis compare cette moyenne avec celles de tous les autres élèves inscrits dans la même classe (tout en gérant les ex-aequo et les dispenses).

❓ Puis-je gérer plusieurs écoles avec mon seul compte Fondateur ?

Oui, tout à fait ! Les fondateurs peuvent créer autant d'établissements que nécessaire et passer de l'un à l'autre.

⚠️ Attention : En tant que fondateur de plusieurs écoles, ne vous attribuez jamais de rôle dans le menu "Membres du Personnel" (comme Secrétaire ou Directeur). Si vous le faites, le système de sécurité vous considérera comme un simple employé et bloquera votre accès à vos autres écoles.

❓ J'ai saisi des notes mais le bulletin généré est vide, pourquoi ?

Cela est généralement dû à un oubli de configuration. Vérifiez deux choses :
1. Lors du clic sur l'impression, avez-vous sélectionné la bonne Année Scolaire et le bon Trimestre ?
2. Avez-vous bien fait la Configuration Matières pour cette classe ? Si la matière n'a pas de coefficient associé à la classe, le système ne prendra aucune note en compte.